いつもしょーもない内容のBlog記事しか書いていませんので、たまには至極真っ当な真面目な内容の記事を書いてみようかな、なんて思います。
普段、私が業務プロセスの改善検討をする際、脳内では何を考えているのか？みたいな暗黙知というか考え方そのものを、極力皆さんの普段の生活に役立てられる様、形式知化してみようかと思いまして。
とは言え、小難しい事を書く気は無く(そもそも書けないだけですが)、例えばダイエットや資格取得など、身の回りの事になぞらえて、何かを達成していく上での考え方や、それをブレずに実行する為の適切な目標設定の仕方など、出来るだけ簡単にまとめ、皆さんの生活に二次活用して頂けると幸いでございます。
まぁそんな訳で早速ですが、大きく3つのブロックに分けて説明を進めてまいります。
※パワポに描いた絵をキャプチャして貼ってますが、ひょっとして小さくて見にくいかもしれません。
もし見にくい場合は、大変恐れ入りますが、薄目で見たりして何となくでやり過ごして下さいませ。
目次
1. Asis-Tobe分析
2. プロジェクト立ち上げ
3. SMARTの原則
1. Asis-Tobe分析
まず、自分はどうなりたいのか？(Tobe) そして今現在はどういった状態なのか？(Asis)のギャップを正確に知る事が重要です。
で、そこにどんなギャップがあるのか？それこそが、取り組むべき課題となって可視化されてくる訳です。
上図は、Asis-Tobe分析を行う際に用いる際のフレームワークの1つで、6Rブランクというものです。
6Rというのは、6つある分析観点の頭文字が全て"R"である事に由来します。
①Real situation（状況整理）：今どんな状況なのか？
②Recognition（問題認識）：どんな問題が起きていて、誰が困っているのか？
③Requirement（要求整理）：その問題をどうしたいのか？
④Reason（理由）：なぜそうしたいのか？
⑤Range（今回のスコープ）：どこからどこまでカバーしたいのか？
⑥Result（期待する結果）：最終的にどうなっていたいのか？
こんな感じで、6つのRに従ってAsis-Tobe分析をするのですが、イメージし易い様に、例題を示すと、以下の様な感じになるかと思います。
〈例：ボクサー役が決まった役者が、役作りの為にダイエット・身体作りをする場合〉
①〜⑥全て書き出すと、こんなイメージになるかと。
なんとなく、この役者さんの現状の困りごと、困りごとに至った背景、本来あるべき姿、そこに向かう為にどういった営みが必要か…といった事が、少し見えて来るかと思います。
1st StepであるAsis-Tobe分析としてはこのレベルで十分かと思います。
それでは次のブロックに進みます。
2. プロジェクト立ち上げ
次は、1st StepでAsis-Tobe分析した結果に基づき、現状からあるべき姿に向かうプロセスを成功させる為、プロジェクトを立ち上げます。
余談ですが、総務省の統計か何かで見た記憶があるのですが、世の中のあまた有るITプロジェクトのうち、成功率って総じて30％程度らしいです。
逆に、70％ものプロジェクトが失敗をしている訳ですが、更にこの70％の失敗プロジェクトのうち約90％が目的やゴールなどが不明瞭だったというアンケート結果があったそうです。
全体を100とすれば、6割強のプロジェクトが、目的やゴールが不明瞭につき失敗した、と言えます。
まぁここで言いたかったのは、プロジェクトは目的やゴールを適切に設定すれば、失敗するリスクは防げまっせ、という事です。
上図は、プロジェクトを立ち上げる際に"このプロジェクトはこういうプロジェクトですよ〜"といった事を定義するプロジェクト憲章を作る為の下絵みたいなものです。
いきなりWBSを書こうとしても、肝心なタスクが洗い出しきれなかったりもするので、最初にこういった下絵を書いておくと意外と抜け漏れ等排除しやすいかと思います。
で、この①から順番に定義を固めていくと、この定義をベースに詳細を詰めて行ける様になります。
①プロジェクト名の設定
カッコ付けたり内輪ノリで設定すると、目的の不明瞭なプロジェクトになるので見ただけで万人に伝わる様、的確に決めたいところです。
②目的/期限/ゴールの設定
プロジェクトは、有期性のある、独自の達成目的を有する業務を指すので目的/期限/ゴールの設定は、立ち上げ時の1丁目1番地的要素です。
③成果の設定
何を以て、どういう状態になったらゴールと言えるか、終了基準を決めるのも重要です。
④インプットの設定
成果を出す為には、インプットとなる材料や情報が必要なので成果の元となる要素を洗い出しておきます。
⑤プロセスの立案
どういったステップを経て中間生成物を出力し、それを次のステップに繋げ、最終的に成果物を生み出すか、というプロセスの流れを大まかに決めておきます。
⑥ステークホルダの明確化
プロセスを進めていく上で関係する人(決定権、相談、情報提供、報告など)をRASICとしてまとめておくと後々が楽です。
ボクサー役をゲットした役者さんの例で考えると上図の様な感じですかね。
プロジェクト憲章を作ったり、WBSやガントチャートなどを作って行く上では、このレベルの情報整理が出来ていると、割とスムーズに書いていく事ができるかと思いますので、こんなレベル感でまずは十分かと思います。
3. SMARTの原則
通し番号的には、このSMARTの原則を「3」としましたが、上の「2. プロジェクトの立ち上げ」時に一緒に精査するイメージです。
プロジェクトとは、有期性のある独自の目的を持つ業務を指すので、誤った目標設定やゴール設定をしてしまうと、本来の狙いとは全く異なる方向に事態が進んでしまうので、目的や期限やゴールが、SMARTの原則に則って設定されているかを見ていく必要がある訳です。
上図は、プロジェクトの立ち上げにおける最も重要な前半部分(目的や期限やゴールの定義部分)について、SMARTの原則という観点で、目標としての妥当性や達成性などを精査するイメージです。
目標は、具体的で分かり易いものでないと実現性は一気に下がります。そういった意味で、 Specificであるべき、と。
そして、達成までの進捗度合いや、達成したか測る為には、定量的な観点で成果を計測できなくてはならないので、Measurableであるべき、と。
また、そもそも目標達成が可能な範疇のものなのか、或いはまるで絵に描いた餅なのかによっても達成可能性も異なるので、Attainableであるべき、と。
且つ、その成果が目標達成の目的に紐づいているのかという観点も必要ですので、Result-basedであるべき、と。
そして、当然、期限が明確になっていないと計画を立てられませんので、Time-orientedであるべき、と言えます。
上図は、2. プロジェクトの立ち上げで定義した、ボクサー役をゲットした役者さんの例を題材に、その目標設定の妥当性を精査したイメージです。
プロジェクトの目的や目指すところが分かり易く、数値目標も明確ですし、達成可能な範疇でもありますし、目標達成によりプロジェクトの目的を満たす事も明確ですし、期限も明確になっています。
こんな感じで、的確に目標設定がなされていれば、このプロジェクトは大きブレる事なく推進していく事が可能かと考えます。
なので、ダイエットや資格取得の為の勉強などをする際にも、この様に目的/期限/ゴールの明確にして、達成可能な目標であるか精査し、それを計画に落とし込んで進めて行くことで、目標を達成し易くなっていくかと思います。
冒頭にも書きましたが、プロジェクトが失敗する大きな要因は、「目的やゴールが曖昧」に尽きます。
ただ単に、"痩せたい体重を落としたい"、或いは、ただなんとなく、"拍がつくから〇〇の資格を取得したい"、と言った曖昧な目的/期限/ゴールではなく、"結婚式の晴れ舞台で9号のウェディングドレスを無理なく綺麗に着られる様、ウエスト廻りを絞る" や、"転職でジョブチェンジする為に〇〇の資格を3ヶ月で取得する" といった明確な目的/期限/ゴールを設定し、その目的、期限、ゴールが、きちんと無理なく適正なものであるか精査すれば、モチベーションも保ち易くなり、成功率・達成率も高まるんじゃないかと思います。
まぁそんな訳で、こんな話をすると私に対し「当然、ダイエット成功して痩せているんだよね？」とか「当然、資格も沢山取得しているんだよね？」と言った類の疑問が湧いてくると思いますが、そこについては口をモゴモゴさせて頂きます。
それでは皆さんごきげんよう。
